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Em uma operação de Facilities Management, diversas atividades acontecem simultaneamente. Equipes precisam ser direcionadas, serviços acompanhados, ocorrências resolvidas e padrões de qualidade verificados ao longo de toda a jornada.
Quando essas informações estão distribuídas entre checklists em papel, planilhas, mensagens e controles manuais, construir uma visão completa da operação pode ser um desafio. Muitas vezes, um problema só ganha visibilidade depois de já ter impactado a rotina.
Foi a partir dessa realidade que Satoshi F. Yadoya, Diretor Executivo da Plataforma Facilities da Sodexo, levou à Higiexpo 2026 uma discussão sobre como a digitalização pode contribuir para operações mais produtivas, ágeis e conectadas.
Realizada entre os dias 20 e 22 de outubro, em São Paulo, a Higiexpo 2026 reuniu profissionais e empresas do setor de limpeza profissional, com uma programação dedicada a temas como gestão, tecnologia, inovação e boas práticas.
Os desafios de uma operação baseada em controles manuais
Controles manuais continuam fazendo parte da realidade de muitas operações. O desafio não está necessariamente em utilizar uma planilha ou preencher um checklist em papel, mas nas limitações que surgem quando diferentes informações ficam fragmentadas e precisam ser reunidas antes que alguém consiga compreender o cenário como um todo.
Uma atividade concluída em campo pode levar tempo para chegar à supervisão. Uma ocorrência pode depender de mensagens entre diferentes profissionais. Um desvio recorrente pode aparecer em registros separados sem que sua frequência seja percebida.
Nesse cenário, parte do tempo da gestão acaba sendo dedicada à busca, consolidação e validação de informações, reduzindo a disponibilidade dos profissionais para análises e decisões estratégicas.
Essa discussão também aparece no cenário global de Facilities Management. Segundo publicação da International Facility Management Association (IFMA), a fragmentação de informações e a falta de integração na gestão de dados podem gerar custos adicionais e ineficiências nos processos operacionais.
A digitalização surge, portanto, como uma oportunidade de integrar informações e oferecer maior visibilidade sobre o funcionamento da operação.
Como a digitalização melhora o acompanhamento das atividades
Digitalizar uma operação não significa apenas substituir o papel por uma tela. O principal benefício está na possibilidade de organizar e conectar informações que antes eram registradas e acompanhadas de maneira independente.
Checklists digitais, registros de ocorrências e ferramentas de acompanhamento de atividades permitem que supervisores tenham acesso mais rápido ao andamento dos serviços, identifiquem desvios e direcionem ações corretivas.
Em uma operação de limpeza com diferentes ambientes e equipes, por exemplo, o registro digital das atividades pode facilitar a identificação de pendências e contribuir para que a supervisão atue antes que os problemas se tornem recorrentes.
Na prática, a digitalização permite que os gestores acompanhem a execução das atividades, identifiquem desvios com mais agilidade e utilizem essas informações para orientar decisões operacionais.
A centralização dos dados, controles e planejamento através do “Command Center" tem contribuído muito para eficiência e a rastreabilidade das atividades, permitindo que as equipes locais foquem nas necessidades dos clientes e para uma visão mais consistente dos padrões de qualidade.
Indicadores que ajudam a identificar oportunidades de melhoria
A experiência dos profissionais que acompanham uma operação diariamente continua sendo essencial para compreender seus desafios. Supervisores e equipes conhecem os horários mais críticos, as atividades que exigem maior atenção e as situações que podem comprometer a qualidade dos serviços.
O uso de dados complementa esse conhecimento, permitindo identificar padrões e analisar resultados com maior precisão.
Indicadores de execução, produtividade e qualidade podem revelar gargalos que nem sempre são percebidos no acompanhamento cotidiano. Uma ocorrência aparentemente pontual pode se mostrar recorrente, enquanto determinadas atividades podem apresentar oportunidades de melhoria no dimensionamento de equipes e recursos.
Para que esses indicadores contribuam efetivamente para a operação, é importante que estejam relacionados aos desafios enfrentados pelas equipes e ofereçam informações relevantes para a tomada de decisão.
Dessa forma, os dados deixam de servir apenas ao acompanhamento de resultados e passam a apoiar o planejamento de atividades, a identificação de oportunidades e a melhoria contínua dos processos.
Mais agilidade na comunicação entre supervisão e equipes de campo
Outro impacto importante da gestão digital está na comunicação entre quem acompanha a operação e quem executa as atividades.
Em ambientes com grandes áreas ou diferentes frentes de trabalho, a troca de informações precisa ser ágil para evitar atrasos na resolução de ocorrências e no direcionamento das equipes.
Com ferramentas digitais, registros e atualizações podem ser compartilhados de maneira mais estruturada, permitindo que a supervisão acompanhe as demandas e estabeleça prioridades de acordo com a realidade da operação.
Para os profissionais em campo, processos mais claros também facilitam a compreensão das atividades previstas e das orientações necessárias para sua execução.
A tecnologia, nesse contexto, não substitui a comunicação entre as pessoas. Sua contribuição está em organizar o fluxo de informações, reduzir ruídos e facilitar a atuação conjunta das equipes.
Tecnologia deve simplificar a rotina, não aumentar a burocracia
Embora a digitalização ofereça diferentes oportunidades, sua implementação precisa considerar as necessidades de quem utiliza as ferramentas diariamente.
Adicionar sistemas, telas e registros sem revisar processos pode apenas transferir a burocracia do papel para o ambiente digital, sem produzir ganhos reais de eficiência.
Por isso, a escolha e a implementação de soluções tecnológicas devem considerar a facilidade de uso, a integração com os processos existentes e a relevância das informações coletadas.
Essa preocupação também está presente nas discussões sobre maturidade digital em Facilities Management. A IFMA aponta que a evolução tecnológica depende não apenas da adoção de ferramentas, mas da capacidade das organizações de utilizá-las de maneira estruturada para gerar valor.
O envolvimento das equipes nesse processo é fundamental. Ferramentas intuitivas, treinamentos adequados e processos bem definidos contribuem para uma utilização mais eficiente da tecnologia e para a adesão dos profissionais.
Produtividade vai além de executar atividades em menos tempo
No Facilities Management, produtividade envolve mais do que aumentar a quantidade de tarefas realizadas em determinado período.
Uma operação eficiente depende da distribuição adequada de recursos, da redução de retrabalho, da identificação de gargalos e do acompanhamento contínuo dos padrões de qualidade.
Por isso, o uso de dados permite compreender melhor as demandas, identificar oportunidades de melhoria e orientar decisões com maior precisão.
A análise do histórico de ocorrências, por exemplo, pode contribuir para ajustes no planejamento das atividades. Da mesma forma, o acompanhamento de indicadores de qualidade pode ajudar a identificar necessidades de treinamento, revisão de processos ou redistribuição de recursos.
Assim, a produtividade passa a ser analisada de maneira mais abrangente, considerando não apenas o tempo de execução, mas também a qualidade dos serviços, o uso eficiente dos recursos e a capacidade de resposta às necessidades dos ambientes atendidos.
A experiência da Sodexo na evolução da gestão de Facilities
Na Sodexo, a evolução de Facilities Management está relacionada à combinação entre conhecimento técnico, gestão, pessoas e tecnologia.
Com atuação em diferentes segmentos e realidades operacionais, a companhia busca integrar soluções e serviços de Facilities para apoiar o funcionamento dos ambientes e gerar valor para clientes e usuários.
A participação de Satoshi F. Yadoya na Higiexpo 2026 reforçou a relevância dessa discussão para o setor, especialmente diante da necessidade de operações que combinem produtividade, agilidade e maior visibilidade das informações.
A experiência das equipes continua sendo fundamental para a gestão operacional. Com o apoio de ferramentas digitais, esse conhecimento pode ser combinado a informações estruturadas, permitindo análises mais precisas, maior capacidade de resposta e melhorias contínuas nos processos.
Quer entender como a Sodexo combina tecnologia, dados e expertise operacional para apoiar operações mais eficientes? Conheça nossas soluções de Facilities Management.